Dalam era Teknologi Informasi dan Komunikasi, suatu Sistem Informasi dibangun dari beberapa komponen, salah satu yang cukup penting adalah tersedianya Basis-data (Database). Basis-data menjadi tempat untuk menampung dan mengorganisasikan seluruh data pada sistem, sehingga dapat dimanfaatkan untuk menyusun informasi-informasi dalam berbagai bentuk. Basis-data merupakan himpunan kelompok data yang saling berkaitan. Data perlu diorganisasikan agar tidak terjadi duplikasi (penggandaan) data yang tidak perlu, sehingga dapat diolah secara cepat dan mudah untuk menghasilkan informasi.
Suatu sistem Basis-data disusun dari komponen-komponen sebagai berikut:
a. Tabel Merupakan tempat penyimpanan data yang terbentuk dari kumpulan field yang dibuat sesuai kebutuhan rekaman (record) berupa baris-baris data
b. Field Merupakan kolom pada tabel penyimpan data, yang berisi kumpulan data-data sejenis. Bila terdapat sebuah Field bernama Tim, artinya seluruh data yang mengisi kolom field tersebut adalah nama-nama tim.
c. Record Merupakan baris-baris data berupa content dan diisikan pada field yang sesuai, d. Obyek Pendukung Di antaranya terdiri dari query, form, report dan obyek lain sesuai kebutuhan.
Awal untuk membuat sabuah data base dalam open office base:
1. Pilih select database 2. Create a new data base, klik next 3. Pilih opsi yes 4. Pilih register the database for me 5. Open the database for editing 6. Finish
1. TABLE
Dalam membuat table kita dapat mengunakan beberapa pilihan yaitu: a. Desing view
b. Wizard
Dan hasil dari table tersebut adalah:
c. Create view
2. QUERY
Dalam membuat query kita dapat mengunakan beberapa pilihan yaitu: a. Dengan design view
b. Wizard
3. FORM
Dalam membuat form kita dapat mengunakan beberapa pilihan yaitu: a) Design view
1. Fungsi logika Seperti pada bahasa c++, fungsi logika berfungsi untuk melakukan penilaian apakah pernyataan tersebut benar atau salah
2. Operator logika Ada beberapa operator logika yang digunakan dalam open office calc, diantaranya adalah operator AND dan OR. Selain operator tersebut yang sering digunakan dalam open office calc adalah fungsi logika if. Contoh penulisan fungsi logika if adalah =IF(C5>=20,”DITERIMA”,”TIDAK DITERIMA”) Contoh penggunaan fungsi if dalam open office calc:
Rumus dalam open office calc tersebut adalah =IF(C5>=20,”Diterima”,IF(C5<20,”Tidak diterima”)) Rumus tersebut mempunyai arti apabila dalam kolom C5 bernilai lebih besar sama dengan 20 maka akan muncul keterangan Diterima, dan apabila bernilai kurang dari 20 makan muncul keterangan Tidak diterima.
3.Fungsi pembacaan table a) Fungsi VLOOKUP Digunakan untuk pembacaan table vertical (kolom) Rumus umumnya adalah: =VLOOKUP(nilai kunci;range table area;nomor indeks kolom) b) Fungsi HLOOKUP Digunakan untuk pembacaan table vertical (kolom) Rumus umumnya adalah: =HLOOKUP(nilai kunci;range table area;nomor indeks baris) Contoh table dengan mengunakan fungsi VLOOKUP:
Rumusnya adalah: Gaji =VLOOKUP(C5,B12:D14,2) insentif =VLOOKUP(C5,B12:D14,3) Total =D5(D5*E5)
Contoh table dengan mengunakan fungsi HLOOKUP:
Rumusnya adalah: Gaji =HLOOKUP(C5,B12:D14,2) insentif =HLOOKUP(C5,B12:D14,3) Total =D5(D5*E5)
4.Fungsi statistic dan waktu
1. =AVERAGE (range) untuk Menghitung rata-rata dari suatu range 2. =MIN (range) untuk Mencari nilai minimum dalam suatu range 3. =MAX (range) untuk Mencari nilai maksimum dalam suatu range 4. =COUNT (range) untuk Menghitung cacah data dari suatu range 5. =SUM (range) untuk Menjumlahkan data suatu range 6. =STDEV (range) untuk Menghitung standart deviasi data 7. =VAR (range) untuk Menghitung variansi dalam suatu range
Contoh penggunaan fungsi statistic dan fungsi logika dalam calc:
Rumus-rumus yang digunakan adalah: a) =IF(E2>=81,”A”, IF(E2>=61,”B”, IF(E2>=41,”C”, IF(E2>=21,”D”,”E”)))) b) =AVERAGE(C3:D3)
Open office Calc adalah salah satu komponen OpenOffice yang digunakan untuk spreadsheet. Kita dapat memasukkan data, biasanya data numeric, kemudian data ini diproses dengan tujuan memperoleh keluaran/hasil tertentu. Fungsi OpenOffice Calc sama dengan fungsi Excel pada Ms.Office di Windows. Data yang kita olah dapat menggunakan beberapa formula, membuat grafik, dan bagan chat sama seperti yang pernah kita pelajari pada Excel. Untuk memulai menggunkan open office calc adalah dengan membuka OpenOffice.org lalu klik File → New → Spreadsheet. Tampilan dari open office calc:
Seperti pada open office writer pada open office calc juga terdapat menu yang terdiri dari File, Edit, View, Insert, Format, Tool, Data, Window, dan Help. Terdapat juga picture icon seperti save, print, copy, dan lain-lain. Tampilan open office calc tidak jauh berbeda dengan tampilan Microsoft excel. Dalam open office calc juga mengenal istilah cells, penamaan cells-cells tersebut seperti cells A1, B7,dll. Selain mengenal istilah cells pada open office calc juga mengenal istilah sheet1, sheet2,sheet3. Penggunaan COPY dan COPY ABSOLUT. 1.Relatif (B = 3) Apabila rumus tersebut dicopy ke arah kolom maupun baris, rumus tersebut akan menyesuaikan posisi sel 2.Semi Absolut •Semi absolut kolom Pada semi absolut kolom yang diikat dengan tanda $ adalah huruf kolomnya, contoh: =$A5*$B4 •Semi absolut baris Berbeda dengan semi absolut kolom, pada semi absolut baris yang diikat dengan tanda $ adalah angka barisnya, contoh: =A$5*B$4
3.Absolut Pada copy absolute baik huruf kolom maupun angka baris siikat semua dengan tanda $. Contoh: =$A$5*$B$4.
menuutama yang terdapat pada open office writer tidak berbeda dengan Microsoft Office. Dalam Menu Utama terdapat File, Edit, View, Insert, Format, Table, Tools, Window, dan Help
2.Membuat dokumen baru
Dalam open office writer, untuk membuat dokumen baru kita dapat melakukannya dengan mengakses Menu : File → New →Text Document atau dengan mengklik tombol toolbarNew → Text Document
3.Membuka dokumen
Dalam open office writer, untuk membuat dokumen baru kita dapat melakukannya dengan mengakses Menu : File → Open atau dengan mengklik tombol toolbar Open
4.Menyimpan dokumen
Dalam open office writer, untuk membuat dokumen baru kita dapat melakukannya dengan mengakses Menu : File → Save atau dengan mengklik tombol toolbar Save
5.Mencetak dokumen
Untuk mencetak file klik tombol toolbar Print page view
6.Pengaturan ukuran kertas, margin, dan orientasi
Caranya memformat kertas, margin, dan orientasi adalah dengan klik menu Format→Page atau dengan cara klik kanan → page
7.Membuat headers dan footers
Klik menu Insert→Headers atau Insert → Footers
8.Penomoran halaman
Pastikan terlebih dahulu bahwa sudah ada header atau footer, karena ini akan membantu agar dokumen tidak tergeser letaknya. Lalu kill menu Insert → Fields →Page Number.
9.Merapikan paragraf
Untuk merapikan paragraph yang ada adalah blog dulu paragrafyang ingin dirapaikan, lalu klik menu Format → Paragraf. Setelah itu atur spasinya, dll
10.Mengatur jarak antar baris
klik menu Format → Paragraf lalu ubah line spacing sesui kebutuhan.
11.Menambahkan efek pada karakter
Klik menu Format Character pindahkan tab ke Font Effects lalu pilih efek mana yang akan digunakan dalam karakter tersebut.
12.Menambahkan table
Pilih menu Table →Insert →Table. Lalu tentukan berapa jumlah baris maupun kolom yang akan disisipkan pada dokumen tersebut.
13.Formula
Formula yang digunakan menggunakan formula SUM yang berfungsi untuk menambahkan bilangan yang ada pada table
OpenOffice Writer adalah salah satu komponen dalam OpenOffice.org yang berfungsi untuk mengedit dokumen, adapun dokumen format yang bisa digunakan adalah .doc .odt .rtf dan bisa export ke .pdf. Memiliki fitur pengolah kata modern seperti AutoCorrect, AutoComplete, AutoFormat, Styles and Formatting, Text Frames dan Linking, Tables of Contents, Indexing, Bibliographical References, Illustrations, Tables.
perbedaan antara oo writer dengan ms word adalah:
SETTING UP
Fungsi
Microsoft Word
Open Office Writer
Mengatur jendela Dokumen (ruler, status bar, toolbar, dll)
View → Pilih kebutuhan jendela dokumen
View → Pilih kebutuhan jendela dokumen
Mengubah Toolbar
Tools → Costumize
View → Toolbar → Costumize
Selalu membuat Backup Copy
Tools → Costumize → Options
Tools → Options → Load/Save → General
Autosave setiap beberapa menit
Tools → Costumize → Options
Tools → Options → Load/Save → General
Tampilkan tanda paragraf, tabulasi, dll
Tools → Options → View
Tools → Options → Open Office.org Writer → Formating Aids
Mengatur Autocorrect dan Autoformat
Tools → Autocorrect
Tools → Autocorrect
MENULIS, MENGEDIT DAN REVIEW
Fungsi
Microsoft Word
Open Office Writer
Pindah ke halaman tertentu secara cepat
Edit → Go To
Edit → Navigator
Memilih Bahasa untuk cek pengejaan
Tools → Language → Set Languange
Tools → Options → Language Settings → Language (Open Office tidak memiliki pengecekan tata bahasa/gramar)
Menemukan dan Mengubah teks, format dan bentuk
Edit → Replace
Edit → Find & Replace
Mengamankan dokumen agar tidak bisa diedit
Tools → Protect Document
Edit → Changes → Protect Records
Menggabungkan Dokumen
Tools → Merge Documents
Edit → Changes → Merge Document
Mendapatkan Jumlah Kalimat
Tools → Word Count
Tools → Word Count
MENGATUR LAYOUT HALAMAN
Fungsi
Microsoft Word
Open Office Writer
Menentukan margin
File → Page Setup → Margins
Format → Page → Page
Mengedit Header dan Footer
View → Header and Footers
Insert → Header
Insert → Footer
Menggunakan kolom
Format → Page → Column
atau
Insert → Sections → Column
Menggunakan Tabel
Table → Insert → Table
Insert → Table
Menambah nomor halaman
Insert → Page Number
Insert → Footer → Default
Letakkan kursor pada footer sesuai dengan posisi page number (left, center, right) yang diinginkan, lalu :
Insert → Field → Page Number
Mengubah nomor halaman pertama menjadi lebih dari 1
Insert → Page Number → Format
Letakkan kursor pada sembarang paragraf di halaman pertama
Klik Kanan → Edit Paragraph Style → Text Flow → Break → Insert → With Page Style → Page Number
Mail merger sering juga disebut dengan surat masal, yaitu surat yang mempunyai isi yang sama dan dikirimkan kepada banyak orang atau dengan kata lain tujuan surat tersebut berbeda-beda. Dengan menggunakan mail merger kita dapat mengirim surat ke berbagi tujuan dengan cepat dan tepat. Langkah – langkah dalam menggunakan mail merger dalam open office writer adalah:
Langkah pertama
Buatlah dokumen surat yang akan dikirimkan.
Langkah kedua
Tujuan kepada siapa surat akan ditujukan diisi dengan sumber data yang dibuat dengan OpenOffice.org Calc. Untuk menuju ke OpenOffice.org Calc, klik di bawah menu file lalu pilih menu Spreadsheet
Buatlah sumber file untuk mengisi titik-titik yang ada pada surat yaitu kepada siapa surat itu akan dikirimkan. Lalu simpan file sumber tersebut. Contoh dari file sumber untuk surat diatas :
Langkah ketiga
Kembalilah pada file open office writer. Hubungkan file utama dengan file sumber dengan cara : klik file>> Wizards>>Address Data Source
Langkah keempat
Pilih Other external data source. Pada connection settingpilih setting → Spreadsheet → Next
Setelah itu hubungkan dengan file sumbernya. Klik Browse → Finish.
Langkah kelima
Tekan tombol F4 atau klik menu View → Data Sources klik dua kali tulisan Sheet 1 untuk melihat sumber data yang telah kita buat di aplikasi spreadsheet.
Langkah keenam
Drag dan drop dari data sumber kita ke dokumen utama kita, untuk Nama, Nilai dan Keterangan.
Langkah ketujuh
Untuk mencetak hasilnya klik File → Print.
Untuk menyimpan hasil pekerjaan kita dapat menggunkan Save as single document jika kita hanya ingin menyimpan dalam bentuk satu file. Namun jika kita ingin menyimpan satu persatu sesuai dengan jumlah data, maka pilihlah Save as individual documents.
cara untuk mencetak surat pada open office writer adalah sebagai berikut:
1.Buat dokument untuk amplop. Pilih menu insert → envelope atau buat dokumen baru dan pilih format → page, pilih jenis amplop pada bagian page size.
2.Terlebih dahulu kita setting page printer terlebih dahulu, Karena apabila setting menggunakan page printer A4 atau letter akan kacau hasilnya. Caranya klik File→Printer Setting →Properties. Gantikan ukuran page printer dengan Env #10.
3.Sebelum mencetak, konfigurasikan juga page layout, posisi portrait atau landscape. Lakukan beberapa ekperiment untuk penyesuaian.
